Los métodos de destrucción de documentos contentivos de información confidencial son dignos de la mayor consideración, desde que las sanciones impuestas por concepto de incumplimiento de la normativa vigente, en materia de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) arriban incluso hasta la exorbitante suma de 600 mil euros.
Estos procedimientos relacionados con la destrucción de documentos deben estar en función de la seguridad y de los métodos alineados a las directrices vigentes, pues el norte de esta normativa es la implementación de buenas prácticas en las empresas, bien sean públicas y privadas, que regulen de forma efectiva la información que administran y velar por el derecho universal a la confidencialidad.
Sistemas utilizados para la destrucción de documentos
Los métodos que garantizan la correcta disposición de la documentación y que tienen el correspondiente aval de los órganos rectores de la LOPD, consisten en básicamente tres sistemas:
- Subcontratación de la destrucción de documentos: Consiste en contratar a una empresa certificada en la prestación de este servicio. La empresa pondrá a disposición del cliente un espacio de almacenamiento para depositar los documentos por destruir, que puede ser un contenedor de seguridad, en caso de que se requieran grandes volúmenes de almacenaje.
También pueden disponerse de cajas que pueden ser almacenadas en estanterías, palets y otros sistemas de almacenamiento. No es sino hasta cuando el contenedor está lleno que se procede a su recolección y transporte hacia las instalaciones de la empresa que se encarga de realizar la destrucción contratada.
Está demás decir que esta empresa debe ser garante total de la seguridad de la documentación durante el transporte, así como de mantener la ética de la confidencialidad hasta su destrucción, tal y como especifica la norma UNE- EN 15713– 2010.
- Empleo de la Trituradora de papel: Para optar por este sistema debe tomarse en cuenta que la adquisición de la trituradora de papel responde a la clasificación que reciba la documentación manejada en la empresa para destruir papel.
Cuando el nivel de seguridad establecido es bajo, la trituradora solo requiere convertir las hojas de papel en tiras. En caso de que el nivel de seguridad sea alto, el papel debe ser transformado en trozos de papel de dimensiones normalizadas que impidan su reconstrucción.
- Quema del papel: Consiste en calcinar los documentos en un horno o una caldera dispuestos para este fin. Con este sistema también se le da cumplimiento a la normativa vigente y es popular en empresas dedicadas al sector de la restauración, talleres y centros de jardinería.
Ventajas de los métodos de destrucción de documentos
El empleo de la trituradora y la quema del papel permiten manejar de manera directa y económica esta tarea, aunque la contratación de una empresa garantiza la transparencia de la gestión, además de ser más limpia y de estar exenta de responsabilidades directas.
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